Datenschutzhinweise und Informationspflichten nach Artikel 12, 13 und 14 DSGVO

Unsere Tätigkeit erfordert auch die Erhebung und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Gemäß den Artikeln 12 bis 14 der DSGVO hat der Verantwortliche einer betroffenen Person, deren Daten er verarbeitet, die in den genannten Artikeln genannten Informationen bereitzustellen. Mit diesem Hinweisblatt kommen wir dieser Informationspflicht nach und geben Ihnen nachfolgend einen Überblick dazu, wie Ihre personenbezogenen Daten durch uns verarbeitet werden und welche Rechte Ihnen nach der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zustehen. 

Diese Datenschutzhinweise richten sich an alle Veranstaltungen, die wie, die Intracon GmbH, durchführen oder im Auftrag unsere Kunden organisieren und beschreiben alle in Frage kommenden Datenverarbeitungen, so dass nicht alle hier beschriebenen Verarbeitungen zwingend auf Sie persönlich zutreffen müssen.

Wenn Sie Fragen hierzu haben, freuen wir uns, wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen.

 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer steht für Informationen zur Verfügung?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die

Intracon GmbH

Marienbader Platz 1

61348 Bad Nauheim

Telefon: +49 6172 38841-0

E-Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter 

Datenschutzbeauftragter der Intracon GmbH:

Barbara Mertins

Telefon: +49 6172 38841-0

E-Mail: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. 

 

Welche personenbezogenen Daten werden erhoben und verarbeitet? 

Wir verarbeiten insbesondere personenbezogene Daten, die wir im Rahmen von Schulungen und Veranstaltungen erheben. Zudem verarbeiten wir - soweit erforderlich - personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Webseiten, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die uns von unseren Bevollmächtigten/Landesbevollmächtigten oder von sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden. Hierzu zählen auch personenbezogene Daten von Dritten, die wir  bei Einladungen zu Veranstaltungen von Gästen, Begleitpersonen und Vertretern erhalten, zudem von Referenten, Podiumsteilnehmern und Diskussionspartnern.

Relevante personenbezogene Daten sind Kontaktdaten des Ansprechpartners bei Unternehmen bzw. des persönlichen Schulungs- bzw. Veranstaltungsteilnehmers (wie u.a. Vorname, Name, Privatanschrift, Funktion/Stellung im Unternehmen, E-Mail-Adresse, private Telefonnummer, Geburtsdatum), Interessenschwerpunkte und ggf. Kredit- und Kontodaten (für die Zahlung der Kursgebühren) sowie Telefonnummer und E-Mail-Adresse im Unternehmen.  Durch die Teilname an Schulungen und/oder Veranstaltungen der Intracon GmbH können dazu noch weitere Daten erfasst und verarbeitet werden, z.B. bei der Kursevaluierung und sonstige Werbedaten.

Bei bestimmten Veranstaltungsformaten ist aus Sicherheitsgründen zusätzlich die Erhebung des Geburtsdatums und des Geburtsortes erforderlich, oder auch die Kopf- oder Schuhgröße für Sicherheitseqipment wie Sicherheitsschuhe.

 

Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a) DSGVO)

Soweit Sie uns Ihre Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke gegeben haben, wie z.B. wenn Sie als Vertreter einer Firmen in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt haben, zur Teilnahme an einer Veranstaltung der Intracon GmbH, im Rahmen der Anfertigung von Film-, Foto- und Tonaufnahmen im Rahmen von Veranstaltungen, inbesondere die Übermittlung Ihrer Daten an unsere Auftraggeber, zur telefonischen Ansprache und/oder zum Newsletterversand, beruht die Datenverarbeitung auf dieser Einwilligung und ist danach rechtmäßig. 

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO)

Die Datenverarbeitung erfolgt für die Erfüllung des geschäftlichen Verhältnisses zwischen Ihnen bzw. dem von Ihnen vertretenen Unternehmen und uns oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage hin erfolgen.

Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich nach der konkreten Datenverarbeitung innerhalb des Geschäftsverhältnisses (z.B. die Veranstaltungsdurchführung, die Aufnahme auf Teilnehmer- und Gästelisten, die Identitätsprüfung z.B. bei geschlossenen Veranstaltungen, usw.). 

Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c) DSGVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e) DSGVO)

Teilweise bestehen gesetzliche Vorgaben, die uns zu bestimmten Verarbeitungen zwingen. Dies ist z.B. die Identitäts- und Sicherheitsprüfung von Teilnehmern bei bestimmten Veranstaltungen.  

Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f) DSGVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten, die den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten erfordern, überwiegen.

Beispiele hierfür sind: Die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, die Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, die Durchführung von Maßnahmen zur Wahrung des Hausrechts, die Durchführung von Maßnahmen zur Gebäudesicherheit (z.B. Zutrittskontrollen, Besucherausweise, Videoüberwachung), usw.

 

An welche Empfänger werden die Daten übermittelt?

Innerhalb der Intracon GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Das sind z.B. Mitarbeiter unsere Schulungs- und/oder Eventabteilung, die über einen exklusiven Systembereich Zugriff auf für ihren Zuständigkeitsbereich relevanten Teilnehmerlisten erhalten. Ebenso umfasst dies die Vorlage von Teilnehmerlisten an Abteilungsleitern und der Geschäftsführung.

Eine Datenweitergabe an Externe erfolgt nur, wenn die Datenübermittlung unbedingt erforderlich ist. Solche Externen können z.B. Hersteller sein, an die wir zur Durchführung einen Zertifizierungsprogramms personenbezogene Daten übermitteln müssen, aber auch Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten (Auftragsverarbeitung). Dies können z.B. Dienstleister für Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Sicherheit, Inkasso, Vertrieb oder Marketing sein. Mit Auftragsverarbeitern schließen wir natürlich die erforderlichen Vereinbarungen und achten darauf, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO erfolgt und dass der Schutz Ihrer Rechte gewährleistet ist. Außerdem kann es z.B. erforderlich sein, dass wir Ihren Namen bei Veranstaltungen an den örtlichen Veranstalter übermitteln müssen, damit dieser z.B. Namensschilder herstellen oder die Zutrittskontrollen durchführen kann.

Eine Datenübermittlung kann im Einzelfall auch an öffentliche Stellen und Institutionen erfolgen, z.B. an staatliche Sicherheits- und Strafverfolgungsbehörden, sofern eine gesetzliche oder behördliche Verpflichtung besteht.

Sonstige Empfänger können solche Stellen sein, für die Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung gegeben haben oder an die wir aufgrund einer Interessenabwägung personenbezogene Daten übermitteln dürfen.

Werden Daten auch in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Ländern außerhalb der Europäischen Union ist von uns nicht beabsichtigt, kann aber stattfinden, wenn Sie uns hierzu Ihre Einwilligung gegeben haben (z.B. bei Veranstaltungen außerhalb der Europäischen Union) oder wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. steuerrechtliche Meldepflichten).

 

Wie lange werden die Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist, also mindestens während Ihrer Teilnahme an einer Veranstaltung. 

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren - befristete - Weiterverarbeitung ist zu einem der folgenden Zwecke erforderlich: 

 

Welche Rechte haben Sie als betroffene Person hinsichtlich unserer Datenverarbeitung?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Hinsichtlich des Auskunftsrechtes und des Löschungsrechtes gelten die Einschränkungen nach § 34 bzw. § 35 BDSG. 

Außerdem besteht für jede betroffene Person ein Beschwerderecht in Datenschutzangelegenheiten bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz (Art. 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung, die Sie uns gegeben haben, beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei durch den Widerruf der Einwilligung die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

 

Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Diejenigen Daten, die für Ihre Teilnamhe an einer Intracon-Veranstaltung und damit für die Erfüllung des Vertrages zwischen Ihnen und uns erforderlich sind, müssen Sie uns bereitstellen, da wir ohne diese Daten den Vertrag mit Ihnen nicht schließen, ausführend oder beenden können, eine Teilnahme an der Veranstaltung (ggf. auch aus Sicherheitsgründen) nicht möglich. 

Die Bereitstellung weiterer Daten ist freiwillig.

 

Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich „Profiling“)?

Wir nutzen grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO und auch kein „Profiling“ (im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO).

 

Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Widerspruchsrecht aus sich aus Ihrer besonderen Situation ergebenden Gründen Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Absatz 1 Buchstabe e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung Werden Ihre personenbezogenen Daten von uns verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.

Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Ausübung des Widerspruchsrechts Ihr Widerspruch kann formfrei und kostenfrei unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse erfolgen. Wenn Sie ein Widerspruchsrecht aus sich aus Ihrer besonderen Situation ergebenden Gründen geltend machen möchten, legen Sie bitte außerdem noch die relevanten Gründe kurz dar.

 

Hinweis: 

Aus organisatorischen oder gesetzlichen Gründen können Änderungen dieser Datenschutzhinweise erforderlich sein. Auf den Internetseiten der Intracon GmbH werden die Datenschutzhinweise jeweils zum letzten (und damit aktuellen) Stand veröffentlicht.

Ältere Stände halten wir weiterhin für Ihre Einsichtnahme verfügbar. Diese können jederzeit beim Wirtschaftsrat angefordert werden.

Zuletzt aktualisiert: 20. Sep. 2019